À propos de Hôpitaux Civils de Colmar
Les hôpitaux Civils de Colmar (HCC) constituent l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Centre Alsace. Ses activités sont réparties sur quatres sites principaux : Louis Pasteur, Pasteur 2, le Parc et le Centre pour Personnes Agées. Les HCC proposent l’ensemble des disciplines médicales, chirurgicales et psychiatriques d’un établissement de référence, y compris des spécialités rares (neurochirurgie, neuroradiologie,…).
Depuis 2018, le nouveau bâtiment médico-technique regroupe 16 blocs opératoires dont une salle hybride.
Plus de 4000 professionnels exercent aux Hôpitaux Civils de Colmar.
Ils figurent par ailleurs au tableau d’honneur des meilleurs établissements de santé de l’hebdomadaire « Le Point ».
Le poste
Un poste à temps plein est à pourvoir prochainement.
MISSIONS
Missions Principales :
- Assister la coordination des secrétariats médicaux :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la coordination des secrétariats médicaux ;
- Améliorer le suivi et de l’archivage des dossiers administratifs ;
- Contribuer à l’amélioration et au suivi de l’archivage central ;
- Assistance de la coordination pour la rédaction de comptes rendus, gestion de sondages internes ;
- planifications de réunions, élaboration de documents divers ;
- Réaliser les commandes de matériels (fournitures, casques etc….) ;
- Réaliser les demandes d’intervention pour les travaux et informatiques ;
- Saisir les changements de plannings OCTIME et les cycles de travail après validation de la coordination des secrétariats médicaux ;
- Gestion des agendas de la salle de formation et de la salle de réunion ;
- Dans le cadre du recrutement :
- Convocation des candidats aux tests,
- Réalisation et correction des tests,
- Réaliser les formalités administratives pour les publications des AVP et lors de recrutement (demandes au contrôle de gestion, SST, accès informatiques, …).
- Dans le cadre du suivi des évaluations :
- Assurer le suivi des évaluations de CDD à évaluer mensuellement en lien avec le bureau du recrutement,
- Adresser les évaluations aux référents,
- Planifier les RDV,
- Contribuer à planifier les entretiens professionnels annuels et leur suivi.
- Collaborer à l’amélioration du suivi des formations des professionnels ;
- Participer à la recherche documentaire pour l’amélioration des pratiques de secrétariat.
CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :
Horaires : 36 heures /semaine
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
- Compétences techniques
Maitrise informatique
Expérience de l’environnement hospitalier
Sens de l’organisation, esprit de synthèse
Aptitudes à la prise d’initiative, force de proposition
Savoir être
Loyauté et respect
Discrétion, sens de la confidentialité
Réactivité et disponibilité
Discernement
